Säkerställ överlämning av filer och rättigheter

Koppla varje slutlevererad UGC-fil till en godkänd version och tydliga användningsvillkor. Då ser publiceraren filens innehåll, var den får användas och om rättigheter behöver klarläggas.

Kontrollera leveransen

Stäm av filerna mot beställningen, som kan omfatta färdig video, olika format, textad version, omslagsbild eller råmaterial om avtalat. Kontrollera att filerna går att öppna, att ljud och text motsvarar godkänd version och att utkast kan skiljas från slutleveranser.

Ange vilken fil som ersätter en äldre version. Hindra att en gammal fil publiceras igen om ett produktpåstående har rättats. Konsumentverket anger att marknadsföringspåståenden måste kunna bevisas; granska därför den faktiska filen även om ett manus godkändes.

Koppla filer till villkor

För varje godkänd fil bör överlämningen ange vem som får publicera, i vilka kanaler, om användningen omfattar annonser, hur länge den gäller, vilka ändringar som är tillåtna och om materialet får lämnas till en byrå. Råmaterial eller rätt att klippa om ska inte antas ingå utan att villkoren kontrolleras.

PRV beskriver att en bildskapare kan ge licens och att licensens detaljer avgör tillåten användning och ändring. Kontrollera villkoren innan ni gör en ny beskärning, byter ett inslag eller förlänger en användningsperiod.

Kontrollera material från andra

Be om en förteckning över musik, fotografier, grafik och andra inslag som kreatören inte själv har skapat eller kan licensiera för den avsedda användningen. Spara relevanta tillstånd med leveransen.

PRV anger att användning av någon annans låt i marknadsföring kan kräva ett licensavtal som beskriver användningen. För en särskild inspelning kan ytterligare avtal behövas.

Om ett tillstånd är oklart, lös frågan innan den berörda filen publiceras. En ny version utan inslaget kan vara ett alternativ, men kontrollera även den versionen.

Lämna över beslutet

Ett kort leveransblad kan ange filnamn, version, godkännare, tillåtna kanaler, användningsperiod och var avtal och tillstånd finns. Anteckna även vem som följer upp att annonser stoppas när avtalad period löper ut. Bekräfta tillsammans med kreatören vilka filer som utgör slutleveransen.

Statistik: Krav på dokumentation enligt PRV och Konsumentverket