Budget för creatorsamarbeten

Räkna på hela uppdraget innan du jämför offerter: produktion, publicering, avsedd användning av materialet, företagets eget arbete och möjliga tillägg. Be kreatörerna prissätta samma omfattning. Ett lägre grundpris hjälper inte om arbete som ni behöver saknas i offerten.

Bygg totalsumman av kontant ersättning, eventuellt marknadsvärde på produkter eller tjänster, eventuella arbetsgivaravgifter och företagets egna kostnader. Håll grunduppdraget åtskilt från tillägg så att det framgår vad som är beställt och vad som bara är en möjlig kostnad.

Beskriv uppdraget före prisförfrågan

Ange vad som ska produceras, vem som publicerar, antal leveranser, format och tidplan. Ange också vem som lämnar produkt och faktaunderlag, och vem som samlar företagets återkoppling. En färdig fil och ett inlägg på kreatörens konto är olika leveranser.

Skilj leverans från utfall. En publicering kan avtalas; visningar, besök och köp påverkas även av annat än kreatörens arbete. Om ett utfall ska påverka ersättningen behöver det en egen, mätbar regel.

Bygg en budget som går att stämma av

Räkna först ihop det som krävs för det bestämda uppdraget. Sätt därefter en separat ram för möjliga tillägg och ange vem som får godkänna dem. Ramen är ett planeringsbeslut, inte ett belopp som automatiskt ska betalas. Kontrollera också om offerterna anges med eller utan moms så att de jämförs på samma grund.

Använd samma beräkningssätt för varje offert: kontant ersättning, marknadsvärde på produkter eller tjänster, eventuella arbetsgivaravgifter och företagets egna kostnader. Håll poster som ännu saknar pris synliga i kalkylen i stället för att räkna dem som noll.

Skatteverket anger att arbetsgivaravgifter för produkter och tjänster beräknas på den totala ersättningen inklusive moms. Om influencern är momsskyldig kan det i stället bli aktuellt att beräkna avgifterna på värdet exklusive moms.

Produkter och tjänster som lämnas som ersättning kan medföra skyldigheter för utbetalaren. Enligt Skatteverket beror ansvaret bland annat på om mottagaren har F-skatt, driver aktiebolag eller har A-skatt. Kontrollera upplägget innan budgeten låses; behandla inte en produkt som kostnadsfri bara för att ingen kontant ersättning betalas.

Räkna även ersättning utan kontant betalning

Jämför inte bara kontant arvode. Konsumentverket anger att betalning till en influencer även kan bestå av andra ekonomiska förmåner, till exempel varor. Ta därför upp produkter eller tjänster som ersättning i en egen rad när ni räknar på uppdragets totala kostnad.

Skatteverket anger att marknadsvärdet för produkter och tjänster kan vara relevant för utbetalaren. Spara därför uppgift om vad som lämnats och dess marknadsvärde; annars kan jämförelsen mellan ett kontant upplägg och ett upplägg med produkter bli missvisande.

Om influencern saknar F-skatt kan arbetsgivaravgifter bli aktuella när det sammanlagda marknadsvärdet av ersättningar under ett kalenderår uppgår till minst 1 000 kronor. Ta därför med den möjliga kostnaden i kalkylen när upplägget och mottagarens skatteform innebär att skyldigheten gäller.

Nyckelvärden att räkna in i budgeten

Prissätt den användning ni behöver

Om företaget vill lägga upp kreatörens material på egna konton, annonsera med det eller göra nya versioner, ange vilka filer, kanaler, ändringar och tidsperioder som avses. PRV:s vägledning om bilder visar att licensvillkoren styr vad en användare får göra med en bild. För film behöver även rättigheter till exempelvis musik och annat material från tredje part klarläggas.

Ta med användningen i offertförfrågan när den redan är planerad. En senare förlängning eller ny kanal kan i stället prissättas som ett nytt beslut. På så sätt framgår både den säkra kostnaden och vad som ännu inte är beställt.

Jämför och godkänn

Gör en rad per offert: vad levereras, vad publiceras, vilken användning ingår och vad är öppet för tillägg? Be om komplettering där omfattningen saknas. Jämför inte ett pris för enbart produktion med ett pris som också omfattar publicering och annonsering.

Först när offerterna gäller samma omfattning går totalsummorna att jämföra på samma grund. Be om pris för en beställd del som saknas i en offert; om delen inte ska beställas, håll den som ett separat möjligt tillägg och utanför grundsumman.

Avsätt tid för att granska den version som ska publiceras. Marknadsföringslagen kräver att det tydligt framgår att marknadsföring är reklam och förbjuder vilseledande framställningar. Företagets kontroll behöver därför finnas med i arbetsplanen även när kreatören producerar innehållet.

Godkänn grunduppdraget och ett högsta belopp för tillägg var för sig. Kräv pris och ny tidsplan innan ett tillägg startar. När arbetet är klart kan ni stämma av beställning, leverans och faktura mot budgeten; kampanjens utfall bedöms som en separat fråga.

Gör budgettaket möjligt att följa upp

En budget är en plan för inkomster och utgifter som kan följas upp och ändras när förutsättningarna ändras. Använd samma princip för samarbetet: håll den godkända kostnaden åtskild från sådant som ännu inte beställts, och uppdatera prognosen när ett tillägg faktiskt godkänns.

Bestäm budgettaket utifrån det belopp företaget faktiskt kan avsätta. Summera kostnaderna för det nödvändiga grunduppdraget och jämför summan med ramen; om den inte ryms, justera omfattningen innan ni godkänner uppdraget.

Uttryck taket som ett högsta totalbelopp för grunduppdraget och sätt ett separat max för tillägg inom den ram företaget kan godkänna. Då framgår både vad som får beställas och när ett nytt beslut krävs.

Efter avslutat arbete kan den planerade kostnaden jämföras med det som beställdes och fakturerades. Om en post avviker blir det lättare att se om orsaken var ett godkänt tillägg, en annan ersättningsform eller en skillnad mellan offerternas omfattning.

Räkna in arbetet med reklamens tydlighet

Betalda inlägg omfattas av marknadsföringslagen även när ersättningen består av varor eller andra ekonomiska förmåner. Konsumentverket anger också att företaget som anlitat influencern har huvudansvar för marknadsföringen. Ta därför med företagets granskning av reklammarkeringen i planeringen, inte bara produktionen och publiceringen.

Dold marknadsföring är förbjuden, och reklammarkeringen ska vara tydlig redan vid en flyktig kontakt. Formulering, placering och färgsättning kan påverka om mottagaren förstår att inlägget är reklam. Kontrollera att den överenskomna arbetsplanen ger utrymme att granska detta innan publicering.

Även en mellanhand eller andra aktörer som bidragit till marknadsföringen kan ha ett parallellt ansvar för otillåten marknadsföring. Klargör därför vem som tar fram och kontrollerar reklammarkeringen när ni jämför upplägg, så att uppgiften inte faller mellan parterna.